Cách đặt phòng khách sạn cho người khác

Đặt phòng cho bố mẹ, đồng nghiệp hay bạn bè rất dễ. Phần lớn rắc rối xảy ra về sau, ở quầy lễ tân, khi tên, khoản thanh toán hoặc thẻ của khách không như khách sạn mong đợi. Chú ý vài chi tiết ở bước thanh toán sẽ tránh được điều đó.

Ghi tên khách trên đặt phòng

Người làm thủ tục nhận phòng phải là người có tên trên đặt phòng, và họ sẽ được yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân. Khi đặt trên myhoteloffers.com, hãy chọn “Người khác” ở mục “Đặt phòng này dành cho ai?” tại bước thanh toán, rồi nhập tên khách chính đúng như trên hộ chiếu hoặc căn cước của họ.

Nếu hai người ở chung và ai cũng có thể đến trước, hãy đặt dưới tên người nhiều khả năng sẽ nhận phòng nhất, rồi hỏi chỗ nghỉ xem có thể thêm tên người thứ hai không.

Biết rõ bạn đã trả cho những gì

Trên trang của chúng tôi, bạn thanh toán tiền phòng trực tuyến khi đặt, bằng thẻ của chính bạn. Khoản đó bao gồm mức giá hiển thị ở bước thanh toán. Khoản đó không bao gồm:

• bất kỳ khoản nào hiển thị là “Thanh toán tại chỗ nghỉ”, chẳng hạn thuế du lịch địa phương, mà khách trả khi nhận phòng
• khoản tạm giữ đặt cọc của khách sạn cho các chi phí phát sinh
• các khoản chi thêm trong kỳ lưu trú, như ăn uống, đỗ xe hoặc minibar

Hãy báo cho khách biết những khoản này trước chuyến đi để họ không bị bất ngờ ở quầy lễ tân.

Khoản đặt cọc khi nhận phòng

Hầu hết khách sạn yêu cầu thẻ khi nhận phòng để tạm giữ tiền đặt cọc, kể cả khi phòng đã được thanh toán. Khách thường cần một thẻ đứng tên chính họ cho việc này. Nếu họ không có, hãy hỏi chỗ nghỉ trước ngày đến xem họ chấp nhận hình thức nào. Có nơi nhận đặt cọc tiền mặt, có nơi không. Bài hướng dẫn của chúng tôi về tạm giữ tiền đặt cọc ở khách sạn giải thích cách hoạt động của khoản tạm giữ.

Nếu bạn cũng muốn trả các chi phí phát sinh của khách, hãy hỏi chỗ nghỉ xem họ có chấp nhận mẫu ủy quyền thẻ không. Đây là mẫu đơn bạn ký để cho phép khách sạn trừ tiền vào thẻ của bạn cho những khoản đã ghi rõ trong khi bạn không có mặt. Mỗi chỗ nghỉ có quy trình riêng, vì vậy hãy hỏi sớm và lưu lại câu trả lời.

Kiểm tra độ tuổi tối thiểu

Nhiều chỗ nghỉ đặt độ tuổi tối thiểu cho khách chính, thường là 18, và một số nơi đặt cao hơn. Nếu bạn đặt phòng cho một sinh viên hoặc một du khách trẻ tuổi khác, hãy xem chính sách của chỗ nghỉ trước khi đặt hoặc hỏi trực tiếp chỗ nghỉ.

Dùng ô Các yêu cầu đặc biệt

Bước thanh toán có ô Các yêu cầu đặc biệt và ô Giờ đến dự kiến. Hãy dùng chúng cho những điều khách cần chỗ nghỉ biết: đến muộn, hai giường đơn thay vì một giường đôi, hoặc ghi chú rằng người khác đã đặt phòng. Yêu cầu tùy thuộc vào tình trạng sẵn có, và chỗ nghỉ sẽ xác nhận những gì có thể đáp ứng.

Gửi cho khách mọi thứ họ cần

Xác nhận và phiếu đặt phòng được gửi đến địa chỉ email bạn nhập ở bước thanh toán. Hãy chuyển tiếp cho khách kèm theo:

• địa chỉ chỗ nghỉ và giờ nhận phòng
• mã đặt phòng
• những gì đã thanh toán và những gì họ sẽ trả tại chỗ nghỉ
• hạn chót hủy miễn phí, nếu giá phòng có hạn này

Nếu kế hoạch thay đổi, bạn có thể quản lý hoặc hủy đặt phòng từ trang đặt phòng của mình. Chi phí hủy tùy vào loại giá, như được giải thích trong bài giải thích chính sách hủy phòng khách sạn.