Zo boek je een hotelkamer voor iemand anders

Een kamer boeken voor een ouder, een collega of een vriend is makkelijk. De meeste problemen ontstaan later, bij de receptie, als de naam, de betaling of de kaart van de gast niet is wat het hotel verwacht. Met een paar details bij het afrekenen voorkom je dat.

Zet de naam van de gast op de boeking

Wie incheckt, moet de persoon zijn op wiens naam de boeking staat, en die moet zich legitimeren. Boek je via myhoteloffers.com, kies dan bij het afrekenen onder “Voor wie is deze boeking?” de optie “Voor iemand anders” en vul de naam van de hoofdgast precies zo in als die in het paspoort of op de identiteitskaart staat.

Delen twee mensen de kamer en kan elk van hen als eerste aankomen, boek dan op naam van degene die waarschijnlijk incheckt en vraag de accommodatie daarna of de tweede naam kan worden toegevoegd.

Weet waarvoor je hebt betaald

Op onze site betaal je de kamer online bij het boeken, met je eigen kaart. Daarmee is de prijs betaald die bij het afrekenen wordt getoond. Niet inbegrepen zijn:

• bedragen die worden getoond als “Betalen bij de accommodatie”, zoals lokale toeristenbelasting, die de gast bij het inchecken betaalt
• het bedrag dat het hotel als borg blokkeert voor bijkomende kosten
• extra's tijdens het verblijf, zoals maaltijden, parkeren of de minibar

Vertel de gast dit vóór vertrek, zodat er bij de receptie geen verrassingen zijn.

De borg bij het inchecken

De meeste hotels vragen bij het inchecken om een kaart om een borg te blokkeren, ook als de kamer al betaald is. De gast heeft daarvoor normaal gesproken een kaart op eigen naam nodig. Heeft hij die niet, vraag de accommodatie dan vóór aankomst wat ze accepteert. Sommige nemen een contante borg aan, andere niet. Onze gids over borg bij hotels legt uit hoe zo'n blokkering werkt.

Wil je ook de extra's van de gast betalen, vraag de accommodatie dan of ze een machtigingsformulier voor je creditcard accepteert. Dat is een formulier dat je ondertekent, waarmee het hotel je kaart mag belasten voor genoemde kosten terwijl je er zelf niet bent. Elke accommodatie heeft haar eigen werkwijze, dus vraag het op tijd en bewaar het antwoord.

Controleer de minimumleeftijd

Veel accommodaties hanteren een minimumleeftijd voor de hoofdgast, vaak 18 jaar, en sommige een hogere. Boek je voor een student of een andere jonge reiziger, controleer dan voor het boeken het beleid van de accommodatie of vraag het de accommodatie zelf.

Gebruik het vak voor bijzondere wensen

Bij het afrekenen is er een vak “Bijzondere wensen” en een veld voor de verwachte aankomsttijd. Gebruik ze voor wat de accommodatie over de gast moet weten: een late aankomst, twee aparte bedden in plaats van een tweepersoonsbed, of een opmerking dat iemand anders de boeking heeft gemaakt. Verzoeken zijn afhankelijk van beschikbaarheid, en de accommodatie bevestigt wat mogelijk is.

Stuur de gast alles wat hij nodig heeft

De bevestiging en de voucher gaan naar het e-mailadres dat je bij het afrekenen invult. Stuur ze door naar de gast, samen met:

• het adres en de inchecktijd van de accommodatie
• het boekingsnummer
• wat al betaald is en wat de gast bij de accommodatie betaalt
• de deadline voor gratis annuleren, als het tarief die heeft

Veranderen de plannen, dan kun je de boeking beheren of annuleren via je boekingspagina. Wat annuleren kost, hangt af van het tarief, zoals uitgelegd in annuleringsvoorwaarden van hotels uitgelegd.