Comment réserver une chambre d'hôtel pour quelqu'un d'autre

Réserver une chambre pour un parent, un collègue ou un ami est simple. La plupart des problèmes surviennent plus tard, à la réception, quand le nom, le paiement ou la carte du client ne correspondent pas à ce que l'hôtel attend. Quelques détails au moment de la réservation permettent de les éviter.

Mettez le nom du client sur la réservation

La personne qui se présente à l'arrivée doit être celle dont le nom figure sur la réservation, et on lui demandera une pièce d'identité. Quand vous réservez sur myhoteloffers.com, choisissez « Pour quelqu'un d'autre » sous « Pour qui est cette réservation ? » au moment du paiement, puis saisissez le nom du client principal exactement comme il figure sur son passeport ou sa carte d'identité.

Si deux personnes partagent la chambre et que l'une ou l'autre peut arriver en premier, réservez au nom de celle qui a le plus de chances de faire l'enregistrement, puis demandez à l'établissement s'il peut ajouter le second nom.

Sachez ce que vous avez payé

Sur notre site, vous payez la chambre en ligne au moment de réserver, avec votre propre carte. Cela couvre le prix affiché lors du paiement. Cela ne couvre pas :

• les montants indiqués comme « Paiement sur place », par exemple une taxe de séjour locale, que le client règle à l'arrivée
• la caution que l'hôtel bloque pour les extras
• les extras pendant le séjour, comme les repas, le parking ou le minibar

Prévenez le client avant son départ pour qu'il n'ait pas de surprise à la réception.

La caution à l'arrivée

La plupart des hôtels demandent une carte à l'arrivée pour bloquer une caution, même quand la chambre est déjà payée. Le client aura normalement besoin pour cela d'une carte à son nom. S'il n'en a pas, demandez à l'établissement avant l'arrivée ce qu'il accepte. Certains prennent une caution en espèces, d'autres non. Notre guide sur les cautions bloquées par les hôtels explique leur fonctionnement.

Si vous voulez aussi payer les extras du client, demandez à l'établissement s'il accepte un formulaire d'autorisation de carte bancaire. C'est un document que vous signez et qui permet à l'hôtel de débiter votre carte pour des frais précis en votre absence. Chaque établissement a sa propre procédure : renseignez-vous tôt et gardez la réponse.

Vérifiez l'âge minimum

Beaucoup d'établissements fixent un âge minimum pour le client principal, souvent 18 ans, et certains vont plus haut. Si vous réservez pour un étudiant ou un autre jeune voyageur, lisez les conditions de l'établissement avant de réserver ou posez directement la question à l'établissement.

Utilisez le champ des demandes particulières

La page de paiement comporte un champ « Demandes particulières » et une « Heure d'arrivée prévue ». Servez-vous-en pour ce que l'établissement doit savoir sur le client : une arrivée tardive, des lits jumeaux au lieu d'un lit double, ou une note précisant que quelqu'un d'autre a fait la réservation. Les demandes dépendent des disponibilités, et l'établissement confirme ce qu'il peut proposer.

Envoyez au client tout ce dont il a besoin

La confirmation et le voucher sont envoyés à l'adresse e-mail saisie au moment du paiement. Transférez-les au client avec :

• l'adresse de l'établissement et l'heure d'arrivée
• le numéro de réservation
• ce qui est déjà payé et ce qu'il paiera sur place
• la date limite d'annulation gratuite, si le tarif en prévoit une

Si les plans changent, vous pouvez gérer ou annuler la réservation depuis votre page de réservation. Le coût d'une annulation dépend du tarif, comme l'explique notre article les conditions d'annulation des hôtels expliquées.